Du fait de sa complexité, la gestion des notes de frais constitue un véritable casse-tête pour les services des ressources humaines et la comptabilité. Cependant, il s’agit d’une tâche quotidienne à laquelle aucune entreprise ne peut se soustraire et qui requiert l’intervention de nombreux collaborateurs. Heureusement, le numérique a donné naissance à de nombreux outils qui facilitent désormais le processus. Pourquoi en acquérir et surtout comment en choisir ? Réponse dans cet article !
Outil pour la gestion des notes de frais : quel intérêt ?
La gestion des notes de frais de façon manuelle représente une tâche fastidieuse et coûteuse en énergie et en argent pour les entreprises. En effet, chaque note de frais est soumise à un long processus de validation : élaboration par le salarié, validation par le manager, transfert à la comptabilité, récupération des justificatifs auprès du salarié, vérifications, saisie, enregistrement, contrôles, calculs et enfin le remboursement. Outre ce processus qui peut s’étendre sur plusieurs jours, il faut s’assurer d’éviter de commettre une quelconque erreur qui pourrait s’avérer chaotique pour l’entreprise. Finalement, c’est un processus qui n’apporte aucune valeur ajoutée au travail des intervenants, ni au rendement de l’entreprise.
Choisir un outil de gestion comme Lucca : solution de gestion des notes de frais évite toutes ces tracasseries vaines aux salariés et constitue une source de motivation supplémentaire pour ceux-ci. L’entreprise, optimise ainsi les rendements des employés, tout en effectuant un gain considérable de temps et surtout d’argent. En effet, la marge d’erreur et de fraude, plus large dans une gestion traditionnelle est considérablement réduite quand on passe à une automatisation de la gestion des notes des frais.
Comment choisir le logiciel adapté ?
Il existe sur le marché une grande diversité d’outil de gestion de notes de frais. Il peut être difficile de faire le choix adéquat. Aussi, pour choisir un logiciel qui répond aux besoins de votre entreprise, vous devez prendre en compte certains critères essentiels.
Tenir compte de vos besoins
Les besoins varient d’une entreprise à une autre. Il est important pour vous de lister les fonctionnalités dont vous avez besoin en fonctions des difficultés que vous rencontrez. N’oubliez pas que l’objectif premier d’un outil de gestion de notes de frais est de vous faire gagner du temps dans la gestion de la politique de frais.
La mobilité de l’outil
Les notes de frais concernent essentiellement les collaborateurs en déplacement. Il est donc essentiel que l’outil choisit soit mobile pour leur permettre de gérer les dépenses effectuées au fur et à mesure. Ainsi, les risques de perte de facture ou de justificatifs sont exclus, rendant ainsi facile la comptabilisation et le remboursement.
Outre ces critères primordiaux, votre solution de gestion des notes de frais se doit d’être :
- Conforme à la législation,
- paramétrable,
- doté de fonctionnalités permettant une optimisation de la gestion,
- ergonomique pour un confort d’utilisation et surtout,
- dotée d’une interface intuitive et évolutive.
Privilégiez surtout les logiciels qui offrent une possibilité d’utilisation gratuite, pour vous permettre de bien analyser les fonctionnalités disponibles. Comme cela vous ferez un choix bien adapté.